Política de privacidad
POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
REEVALUTION S.A.S.
CAPÍTULO 1
CONSIDERACIONES GENERALES
La Ley 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por la Ley 1377 de 2013 establece los
requerimientos mínimos en materia de autorización, tratamiento, el ejercicio de los
derechos de los titulares, transferencias y trasmisiones internacionales de datos
personales y la responsabilidad sobre el tratamiento.
Teniendo en cuenta lo anterior, REEVALUTION S.A.S. adopta las exigencias de las
disposiciones legales de esta materia, integrándola a sus procedimientos administrativos
a través de un estricto plan de adecuación de espacios, en pro de la seguridad de la
información digital y física, en permanente capacitación, en aras de informar a sus
colaboradores sobre derechos y deberes contenidos en esta política.
Esta política es de estricto cumplimiento por parte de todos los empleados, colaboradores
y terceros que, de alguna u otra forma, hacen parte de REEVALUTION S.A.S. u obran
en nombre de la empresa. Para garantizar el cumplimiento de esta obligatoriedad, como
trámite específico, todos los contratos de los empleados, colaboradores y proveedores
contendrán cláusulas específicas sobre la protección de datos personales, las cuales se
protegen con requisitos de confidencialidad y cláusulas penales especiales.
CAPÍTULO 2
DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar
a cabo el tratamiento.
Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley
para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en
sensibles, públicos, privados y semiprivados.
Dato personal de naturaleza sensible: Información que afecta la intimidad de la
persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como aquellos que
revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos huma- nos
o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).Dato personal público: Calificado como tal según los mandatos de la ley o de la
Constitución Política y todos aquellos que no sean semi- privados o privados. Son
públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado
civil de las personas, y los datos personales existentes en el registro mercantil de las
Cámaras de Comercio. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna
y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personales.
Dato personal privado: Dato que por su naturaleza íntima o reserva- da sólo es
relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes,
documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.
Dato personal semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública
y cuyo cono- cimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector
o grupo de personas o a la sociedad en general, como, el dato referente al cumplimiento
e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con
las entidades de la seguridad social.
Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del
responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre, la recolección y fines del
tratamiento.
Titular del dato: Persona natural a que se refieren los datos.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales
como: la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de esa clase de
información.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los
mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y
que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del
responsable.
CAPÍTULO 3
PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO
Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que
debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad
legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de libertad: El tratamiento de datos personales solo puede ejercerse con el
consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán
ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o
judicial que releve el consentimiento.Principio de veracidad o calidad: La información personal sujeta a tratamiento debe
ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, en este sentido,
se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan
a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el
derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del
tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia
de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales está
sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los mismos, de las disposiciones
de ley y la constitución. En este sentido, su tratamiento solo podrá hacerse por personas
autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en ley. En este sentido, los datos
personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros
medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros
autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad: La información personal sujeta a tratamiento por el responsable
del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la ley se deberá manejar con
las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar
seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento
de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar
la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de
las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o
comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las
actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
CAPÍTULO 4
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
1. Cumplir con los requisitos previos para el desarrollo de la etapa de diagnóstico, a
través de la evaluación de preexistencias recogida en el documento denominado
Ficha técnica, para permitir el acceso a cualquiera de los productos o servicios de
REEVALUTION S.A.S.
2. Cumplir con los requisitos previos para el desarrollo de la etapa del servicio, a través
del consentimiento informado suscrito por el cliente, para permitir el acceso a
productos y servicios limitados ofrecidos por REEVALUTION S.A.S.
3. Gestionar cualquier trámite, ya sean solicitudes, quejas o reclamos, como también
realizar análisis posteriores sobre el estado del cabello del cliente, efectuar en-
cuestas de satisfacción respecto a los productos y servicios ofrecidos por
REEVALUTION S.A.S.4. Suministrar información de contacto, como también documentos que faciliten el
contacto, a los empleados, colaboradores o terceros que realicen tareas comerciales,
de distribución o telemercadeo.
5. Dar a conocer, transferir y trasmitir los datos personales dentro y fuera del país a
terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito, para la implementación
de servicios de computación en la nube.
6. Crear bases de datos con registros históricos que permitan interpretar
recomendaciones sobre el cuidado del cabello del cliente, así como también
mantener un registro de preexistencias con el fin de limitar la responsabilidad de
REEVALUTION S.A.S. en la prestación del servicio.
7. Consultar la información para establecer límites en la prestación del servicio, así
como también realizar cotizaciones, de acuerdo con la solicitud realizada por el cliente
a través de los canales de comunicación de REEVALUTION S.A.S. y el documento
denominado Ficha técnica, que definan un precio específico para la ejecución de los
servicios.
8. Validar la identidad del titular de servicios.
CAPÍTULO 5
DERECHOS Y DEBERES
5.1. DERECHOS DE LOS TITULARES:
Todas las personas vinculadas a REEVALUTION S.A.S., sin importar la naturaleza
contractual del vínculo, están obligadas a cumplir estas políticas y deben respetar y
garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:
a. Que el titular en todo momento, previamente identificado a través de un procedimiento
que evite el acceso no autorizado a terceros, cuente con mecanismos para conocer,
actualizar y rectificar los datos personales.
b. Obtener copia o evidencia de la autorización del tratamiento de datos personales.
c. Recibir información sobre el uso que REEVALUTION S.A.S. les ha dado a los datos
personales del titular.
d. Si REEVALUTION S.A.S. llegare a incurrir en conductas contrarias a la regulación
existente o a la Constitución en el tratamiento de datos personales, deberá acceder
a la solicitud de revocatoria de la autorización y a la supresión del dato personal.
e. Solicitar, en cualquier momento y basándose en cualquier razón, la revocatoria de
autorización y la supresión del dato. Esta solicitud no procede para información que
recoja preexistencias y consentimientos informados sobre riesgos de la prestación
del servicio, debido al interés legal que esta información suscita, para limitar la
responsabilidad de la empresa en cualquier asunto.f. Acceder de manera gratuita a sus datos personales, previa identificación a través de
un procedimiento que evite el acceso no autorizado a terceros. La información
solicitada por el titular puede ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los
electrónicos, según lo requiera el titular. La información debe ser de fácil lectura, sin
barreras técnicas que impidan su acceso y debe corresponder en un todo a aquella
que repose en la base de datos.
5.2. PERSONAS QUE PUEDEN EJERCER LOS DERECHOS:
a. El titular del servicio, a nombre propio, previa identificación a través de un
procedimiento que evite el acceso no autorizado a terceros.
b. Por sus causahabientes, quienes deben acreditar tal calidad.
c. Por el representante o apodera- do del titular, previa acreditación de la representación
o apoderamiento.
d. Tratándose de derechos de niños, niñas o adolescentes, estos deberán ejercerse por
las personas que estén facultadas para representarlos, previa acreditación.
5.3. DEBERES DE REEVALUTION S.A.S.
Todas las personas vinculadas a REEVALUTION S.A.S., sin importar la naturaleza
contractual del vínculo, están obligadas a cumplir estas políticas y deben obligarse a
cumplir con los siguientes:
a. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta polí- tica, copia de la
respectiva autorización otorgada por el titular.
b. Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y
los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
c. Garantizar al titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas
data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
d. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
e. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la
presente política.
f. Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los
términos establecidos en esta política.
g. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h. Actualizar la información cuando sea necesario.
i. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.5.4. CUANDO EL TRATAMIENTO SE HACE A TRAVÉS DE UN ENCARGADO:
a. Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo
tratamiento esté previamente autorizado. Si el en- cargado del tratamiento utiliza la
información para realizar cotizaciones, recomendaciones o conceder o rechazar
acceso a productos y servicios, el tratamiento será estrictamente limitado y tendrá,
como única finalidad, cumplir con requisitos previos para las etapas de diagnóstico o
servicio.
b. En el evento en que se realice trasmisiones nacionales o internacionales,
REEVALUTION S.A.S. velará por la protección de los derechos del titular a través de
cláusulas contractuales específicas para la protección de los datos personales.
c. Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades
respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás
medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga
actualizada.
d. Informar de manera oportuna al encargado del tratamiento las rectificaciones
realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes
pertinentes.
e. Exigir al encargado del trata- miento en todo momento, el respeto a los Principios de
seguridad y confidencialidad.
f. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra
en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no
haya finalizado el trámite respectivo.
5.5. CUANDO OBRA COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:
Si REEVALUTION S.A.S. a través de convenios, prácticas académicas como cursos,
talleres o cátedra maestra, realiza el tratamiento de datos personales en nombre de otra
entidad u organización, responsable principal del tratamiento, debe cumplir los siguientes
deberes:
a. Garantizar al titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas
data.
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
d. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los
cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos
señalados en la presente política.f. Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que
se establece en la presente política.
g. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez
notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales
relacionados con la calidad del dato personal.
h. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo
bloqueo haya sido ordenado.
i. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el
titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
CAPÍTULO 6
AUTORIZACIONES PARA TRATAMIENTO
Para todos los efectos, REEVALUTION S.A.S. y cualquier empleado o contratista que
actúe a su nombre, deberá obtener por parte del titular su autorización previa, expresa e
informada para recolectar y tratar sus datos personales. Frente a los datos de naturaleza
pública, los datos relacionados con el Registro Civil o en los casos en los cuales no se
vincule la información a una persona específica, no se requerirá esta autorización.
En el proceso de autorización del titular, se informará lo siguiente:
a. El tratamiento al cual son sometidos sus datos personales y la finalidad.
b. La finalidad de las respuestas a las preguntas que le sean hechas, sobre todo en
documentos donde se evalúen preexistencias, cuando estas versen sobre datos
sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes. De igual manera, se
deberá informar que el titular tiene la facultad de aceptar o rechazar el hecho de dar
esta información.
c. Los derechos que tiene como titular de la información.
d. La identificación, dirección física o electrónica y datos de contacto de REEVALUTION
S.A.S.
La autorización del titular podrá obtenerse a través de cualquier medio que pueda ser
objeto de consulta posterior.
Como norma general, debido a la naturaleza del servicio prestado por REEVALUTION
S.A.S., la autorización se podrá obtener a partir de la asistencia del titular al dato a la cita
designada, previo aviso suficiente en una comunicación escrita sobre esta condición.
Para todos los efectos la asistencia a las instalaciones de REEVALUTION S.A.S. se
tomará como una conducta inequívoca del titular del dato, puesto a que esta exterioriza
de manera clara la voluntad de iniciar las etapas del servicio.
6.1. PERSONAS LEGITIMADAS PARA OTORGAR TRATAMIENTO:a. El titular, previa identificación a través de un procedimiento que evite el acceso no
autorizado a terceros.
b. Los causahabientes del titular, quienes deben acreditar tal calidad.
c. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o
apoderamiento. La autorización también puede otorgarse cuando se den casos de
estipulación a favor de otro o para otro.
6.2. REQUISITOS PARA AUTORIZACIÓN SOBRE DATOS SENSIBLES:
a. La autorización debe ser explícita.
b. Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha
información.
c. Se debe informar de forma explícita y previa al Titular, cuáles de los datos que son
objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de los mismos.
6.3. RECOLECCIÓN T TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS NIÑAS Y
ADOLESCENTES:
a. La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para
representar los niños, niñas y adolescentes. El representante de los niños, niñas y
adolescentes debe garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del
tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los niños,
niñas y adolescentes para entender el asunto.
b. Se debe señalar que el titular tiene la facultad de aceptar o rechazar la recolección
de estos datos.
c. El tratamiento debe respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y
asegurar el res-peto de sus derechos fundamenta- les. Se debe informar de forma
explícita y previa al titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son
sensibles y la finalidad del mismo.
CAPÍTULO 7
CLASIFICACIÓN DEL TRATAMIENTO
Para todos los efectos, REEVALUTION S.A.S. y cualquier empleado o contratista que
actúe a su nombre, debe identificar los datos sensibles y aquellos de niños, niñas y
adolescentes que eventualmente recolecten o almacenes, con miras a:
a. Reforzar la ejecución de los Principios de acceso y circulación restringida, seguridad
y confidencialidad.
b. Tener presente los requisitos legales y aquellos expuestos en esta política, para su
recolecciónCAPÍTULO 8
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE LOS DATOS
Debido a que el acceso, administración y ejecución del servicio en la nube contratado
con proveedor internacional, se realiza a través de un tercero, éste tendrá acceso a la
información almacenada en la documentación. REEVALUTION S.A.S. a través de
cláusulas contractuales específicas, pacta lo siguiente con este tercero:
a. Los alcances del tratamiento.
b. Las actividades que el encargado realizará en nombre de REEVALUTION S.A.S.
c. Las obligaciones que debe cumplir el encargado respecto del titular del dato y
REEVALUTION S.A.S.
d. La obligación del encargado de dar cumplimiento a las obligaciones de
REEVALUTION S.A.S.
e. El deber del encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para
el mismo y observando los principios establecidos en la ley colombiana y la presente
política.
f. La obligación del encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las
bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los
datos transmitidos.
CAPÍTULO 9
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO, ACCIONES Y CONSULTAS
9.1. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHOS:
Los procedimientos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos a
conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización, pueden
adelantarse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con la regulación
existente:
a. Por el titular, previa identificación a través de un procedimiento que evite el acceso
no autorizado a terceros.
b. Por sus causahabientes, quienes deben acreditar tal calidad.
c. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o
apoderamiento. La autorización también puede otorgarse cuando se den casos de
estipulación a favor de otro o para otro.
d. Frente a los derechos de los niños, niñas o adolescentes, estos se ejercen por las
personas que estén facultadas para representarlos.
9.2. MEDIOS PARA EJERCER DERECHOS:Cualquier medio de comunicación ofrecido por REEVALUTION S.A.S. es idóneo y se
encuentran habilitados para canalizar las consultas y reclamos, tanto digitales como
físicos.
Si la respuesta a una consulta, queja, reclamo o petición requiere intervención de un
tercero, se informará de manera pertinente y, en todos los casos, se procederá con el
cumplimiento de las exigencias específicas frente a la protección de datos personales
descritas en esta política
9.3. CONSULTAS:
Las consultas que realicen las personas legitimadas, las cuales están descritas en los
Procedimientos para que los titulares puedan ejercer sus derechos, se canalizarán a
través de cualquiera de los medios de comunicación ofrecidos por REEVALUTION S.A.S.
En cualquiera de estos medios, se dejará prueba de:
a. Fecha de recibo de la consulta.
b. Identidad del solicitante.
c. La respuesta a la consulta debe comunicarse al solicitante en un término máximo de
diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
d. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al
interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se
atenderá su consulta, la cual en ningún caso puede superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
e. Si al realizar alguna solicitud necesaria para continuar con el trámite, no se recibe
respuesta del interesado, se presumirá que el motivo por el cual se realizó la consulta
fue satisfecho y se cerrará el proceso.
9.4. RECLAMOS:
Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja
por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la regulación
existente y en esta política.
El reclamo debe presentarse por escrito a REEVALUTION S.A.S. y debe contener la
siguiente información:
a. Nombre e identificación, de acuerdo con los procedimientos para que los titulares
puedan ejercer sus derechos.
b. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
c. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del
trámite.
d. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción de éste, para que subsane las fallas. Si luego de esta solicitud,
transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente
la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información
utilizada para gestionar este proceso, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y una
descripción que explique el motivo del mismo. Esta gestión podrá ser realizada por
cualquier empleado o contratista de REEVALUTION S.A.S. y deberá realizarse en un
término no mayor a dos (2) días hábiles.
El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles, contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo
dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha
en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso puede superar los ocho (8) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Las consultas que realicen las personas legitimadas, las cuales están descritas en los
Procedimientos para que los titulares puedan ejercer sus derechos, se canalizarán a
través de cualquiera de los medios de comunicación ofrecidos por REEVALUTION S.A.S.
9.5. FILMACIONES Y MATERIAL DE VIGILANCIA:
REEVALUTION S.A.S. en sus instalaciones, utiliza medios de video vigilancia instalados
en diferentes sitios internos y externos como lo es el circuito cerrado de cámaras.
En cumplimiento con el Principio de finalidad, se informa que las imágenes recolectadas
se utilizan únicamente para fines de seguridad de las personas, los bienes y las
instalaciones, salvo excepciones. De manera especial, si así es requerido, esta
información podrá ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier
tipo de autoridad y organización
